Abwicklung und Abrechnung

Bei der Projektdurchführung sind einige Punkte zu berücksichtigen:

1. Dokumentation

Jede Schule / jedes Projekt wird über ein Datenblatt (Word-doc, 26 kB) erfasst.
Ein Projekt wird mit einem Projektbericht abgeschlossen und dokumentiert.
Für die Dokumentation werden Fotoaufnahmen in digitaler Form benötigt.
Produzierte Bücher, (Musik-)CDs, CD-ROMs oder gebundene Projektberichte werden in dreifacher Ausführung benötigt.

2. Öffentlichkeitsarbeit

In Pressemitteilungen und -berichten oder bei öffentlichen Veranstaltungen ist das Projekt namentlich zu erwähnen.
Bei ausführlichen Darstellungen ist auf die Finanzierung durch das bm:ukk hinzuweisen.
Werbeträger (Plakate, Einladungen, usw.) müssen mit dem Projekt-Logo und dem Logo des jeweiligen Bundeslandes versehen werden.

3. Abrechnungsbelege

Rechnungen
Rechnungen müssen folgende Daten beinhalten:

• Datum
• Name und Anschrift des Käufers und Verkäufers
• Name/Preis/Anzahl vom Produkt
• Höhe der MwSt.
• Handgeschriebene Rechnungen müssen Datum und Stempel des Verkäufers aufweisen.

Kassen- oder Kleinbetragsrechnungen
Werden nur nach Rücksprache mit der Projektbetreuerin/dem Projektbetreuer des jeweiligen Bundeslandes akzeptiert und über eine von der Schule erstellte Materialkostenrechnung abgehandelt.
Name und Anschrift des Käufers ist hier nicht erforderlich.

Fahrtkostenrechnungen
Die Erstattung der Fahrtkosten berücksichtigt Bahnfahrten zweiter Klasse oder Kilometergeld von € 0,42/Kilometer bei Materialtransport oder bei zeitlicher oder örtlicher Nichterreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel.

Honorarnoten
Honorarnoten müssen folgende Daten enthalten:

• Name / Adresse vom Leistungsbezieher
• Name / Adresse vom Ausführenden
• Datum
• Zeitraum und genaue Beschreibung der geleisteten Arbeit
• Wenn erforderlich: Auflistung über die Höhe der Steuer angeben
• Anmerkung über steuerliche Eigenverantwortung

Vorlagen
Die folgenden Vorlagen diesen als Beispiele und können gerne auch verwendet werden:

• Honorarnote (pdf, 32kB)
• Materialrechnung (pdf, 60kB)

Zahlungsnachweise
Bei Banküberweisungen ist der Original- bzw. Überweisungsbeleg beizulegen.
Bei Internet-Banking muss zumindest die Druckansicht hinzugefügt und mit Unterschrift und Stempel der Institution beglaubigt werden.
Eine Auszahlung in bar muss als solche erkennbar sein (z.B.: durch den Zusatz: „Betrag in bar erhalten“).